Source Document - Meaning and types in hindi and English | मूल प्रलेख या प्रमाणक का अर्थ और प्रकार

लेखांकन के मूल प्रलेख का अर्थ (Meaning of Source Documents of Accounting)

मूल प्रलेख किसी भी व्यापारिक लेन-देन के विवरण का सर्वप्रथम रिकार्ड होते हैं। ये प्रलेख लेन-देन की तिथि, राशि और सम्बन्धित पक्षकार के साथ-साथ व्यवहार की प्रकृति के विषय में भी जानकारी देते हैं लेखा-पुस्तकों में हमेशा मूल प्रलेखों के आधार पर ही लेखा प्रविष्टियों की जाती है। 

यह प्रलेख पुस्तकों में लिखे गए लेन-देनों की सत्यता का लिखित प्रमाण होते हैं। इन प्रलेखों की आवश्यकता पुस्तकों के अंकेक्षण तथा कर निर्धारण के समय भी होती है। किसी विवाद की दशा में ये कानूनी प्रमाण का कार्य भी करते हैं। मूल प्रलेखों में नकद पत्रक (Cash Memo), बीजक (Invoice), चैक (cheque), ड्राफ्ट (Draft), बैंक जमा की पर्ची (Pay in Slip), नाम की चिट्ठी (Debit Note), जमा की चिट्ठी (Credit Note), बिजली या टेलीफोन के बिल, नकदी भुगतान की रसीद (Cash Receipts) इत्यादि शामिल किए जाते हैं।

Source Documents: Meaning

A source document is a written document containing detail that serves as evidence of the transaction taken place. Transaction are recorded in the book of Account on the basis of such  source documents.

Source documents are the first record of the details of any business transaction. These documents give information about the date, amount and related party as well as the nature of the transaction in the books of accounts, accounting entries are always made on the basis of the original documents. These documents are written proof of the correctness of the transactions written in the books. These documents are also required at the time of audit of books and assessment of taxes. They also act as legal proof in case of any dispute. 

Source documents include Cash Memo, Invoice, Cheque, Draft, Pay in Slip, Debit Note, Credit Note , electricity or telephone bills, cash payment receipts, etc. 

 Source Documents : Types

 मूल प्रलेख के प्रकार

आप जान चुके हैं कि मूल प्रलेख व्यापारिक व्यवहार के लिखित प्रमाण होते हैं। मूल प्रलेख (Source Documents)को ही सहायक प्रमाणक (Supporting Voucher) या अनुमोदक प्रमाणक कहा जाता है

ये दो प्रकार के होते हैं:

 

(1) बाह्य सहायक प्रमाणक (External Supporting Voucher) और 

(2) आंतरिक सहायक प्रमाणक (Internal Supporting Voucher)

(1) बाह्य सहायक प्रमाणक (External Supporting Vouchers)- ये वे प्रमाणक होते हैं, जो बाहरी पक्ष अर्थात् तृतीय पक्षकारों द्वारा बनाए जाते हैं। 

उदाहरण- (अ) नकद पत्रक (केश मेमो) जो कि नकदी पाने वाला विक्रेता बनाता है।

(ब) क्रय-बीजक जो कि माल बेचने वाला बनाता है।

(स) किराए की रसीद जो कि मकान मालिक बनाता है।

(2) आन्तरिक सहायक प्रमाणक (Internal Supporting Vouchers)- ये प्रमाणक व्यापार करने वाली संस्था द्वारा स्वयं बनाए जाते हैं, किन्तु इनकी वैधता (Validity) को व्यवहार से सम्बन्धित अन्य पक्ष प्रमाणित करते हैं।

उदाहरण- बैंक में रुपया जमा कराने पर जमा की पर्ची (Pay in Slip) के प्रतिपर्ण पर राशि प्राप्त करने वाले बैंक कर्मचारी द्वारा बैंक की मुहर (सील) लगाकर हस्ताक्षर करना।

Source Documents : Types

You know that source documents are written evidence of business dealings. The source document itself is called Supporting Voucher.

These are of two types:

(1) External Supporting Voucher and 

(2) Internal Supporting Voucher.

(1) External Supporting Vouchers - These are those vouchers which are  created by third parties. 

Example-

(a) Cash memo which is made by the seller receiving the cash.

(b) Purchase invoice which is made by the seller of the goods.

(c) Rent receipt made by the landlord.

(2) Internal Supporting Vouchers - These vouchers are created by the business Organizations itself, but their validity is certified by other parties related to the behaviour.

Example- On depositing money in the bank, on the counterfoil of the deposit slip, the bank employee receiving the amount is signed by putting the seal of the bank.

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